Cómo Grupo Líder System conectó su telefonía con Zoho para facilitar el seguimiento de sus futuros alumnos y decidir con más información.
Un curso lleno es una buena noticia. Saber qué ha hecho falta para llenarlo ayuda a preparar el siguiente.
¿Cuántas conversaciones hubo detrás? ¿Cuánto tiempo dedicó el equipo? ¿Por qué otro curso estaba costando más?
Sonia López, responsable de Marketing y Comunicación de Grupo Líder System, necesitaba respuestas mientras la empresa seguía creciendo.
Encontrarlas exigía consultar el CRM, revisar informes y cruzar archivos de Excel. Faltaba conectar una parte esencial: las llamadas y las anotaciones que explicaban cómo avanzaba cada contacto.
Las matrículas se podían contar. El trabajo para conseguirlas costaba más reconstruirlo.
Detrás de cada plaza hay alguien que necesita respuestas.
Grupo Líder System ofrece formación presencial y online para trabajadores, autónomos y personas desempleadas, en ámbitos como sanidad, administración o informática.
Antes de inscribirse, una persona pregunta por un curso, aclara sus opciones y quizá necesita otra conversación. Un asesor la escucha, explica y hace seguimiento.
Para el alumno, esas consultas forman parte de una decisión importante: elegir dónde formarse. Para el asesor, conocer lo hablado ayuda a acompañarlo en el siguiente paso.
Cada contacto aporta información útil para continuar: qué le interesa, qué se ha hablado, qué queda pendiente.
Cuando Sonia llegó al grupo, la telefonía y la información de captación no estaban integradas. Con más alumnos, reunir los datos se complicaba.
Necesitaban que ese crecimiento fuera más fácil de gestionar, tanto para quienes atendían como para quienes coordinaban el departamento.
La mejora tenía que encajar en su día a día.
Comprender cómo trabajaban los asesores y qué necesitaban era el punto de partida de dos4siete.
Líder System ya utilizaba Zoho. La propuesta fue conectar las llamadas con ese CRM para aprovechar mejor una herramienta que el equipo conocía.
La integración permitía consultar quién llamaba, cuándo lo hacía e incorporar anotaciones a la ficha del contacto. Así, el asesor podía retomar la conversación con más información a mano.
Menos tiempo reuniendo datos y más facilidad para continuar el seguimiento.
El proyecto contó con el respaldo de su partner Zoho, Agencia Reinicia. El objetivo era que telefonía y CRM facilitaran el trabajo cotidiano y aportaran información útil para revisar la captación.
Había que llegar a enero. Y seguir atendiendo mientras tanto.
El proyecto se aprobó a pocas semanas del cambio de año. Líder System quería comenzar enero con el sistema preparado, mientras sus asesores continuaban trabajando.
Sonia recuerda el esfuerzo de dos4siete para llegar a tiempo:
«Fue una migración sin cortes, tranquila».
Según explica, durante aquel proceso no se quedaron sin línea ni internet. También destaca la disponibilidad para resolver dudas y dificultades, incluidas algunas que iban más allá de la integración.
Porque implantar una mejora también exige acompañar a quienes van a utilizarla.
Más contexto para atender. Más criterio para decidir.
Con las llamadas conectadas a Zoho, los asesores podían consultar registros y anotaciones sin reunirlos desde distintas fuentes.
Sonia describe una gestión más clara y rápida, y señala ahorros de tiempo y costes.
Para el departamento, los datos permitían revisar cuánto duraban las llamadas, cómo avanzaba la actividad y dónde convenía hacer ajustes.
El equipo ganaba una visión más completa del trabajo que antes tenía que reconstruir entre informes, notas y hojas de cálculo.
Seguía habiendo cursos más difíciles de completar. Ahora contaban con más elementos para investigar por qué y decidir el siguiente paso.
«Te atienden, te entienden».
Así resume Sonia lo que valora de dos4siete: un equipo que conoce el negocio, adapta la solución y sigue disponible después de la implantación.
También destaca su disposición a desarrollar mejoras cuando evolucionan sus necesidades.
El Método 4S se concreta en ese recorrido: Sentir para comprender cómo trabajan; Simplificar para facilitar el seguimiento; Solucionar para llevar la integración al día a día; y Servir para seguir respondiendo después.
Para la empresa, supone contar con alguien que entiende lo que necesita y la acompaña mientras crece.
Sonia lo expresa con claridad:
«Merece la pena trabajar con ellos».
Tu equipo ya hace las llamadas. Ayúdale a aprovecharlas mejor.
Quizá en tu empresa el siguiente paso sea una matrícula, una venta o resolver una consulta.
Si para saber cómo va un contacto hay que abrir un Excel, buscar notas y preguntar a varias personas, merece la pena revisar ese recorrido.
Diagnóstico 1S · Primero, escuchar
Empecemos por lo que más trabajo os está dando.
En el Diagnóstico 1S escucharemos cómo hacéis el seguimiento, qué dificultades encontráis y qué necesita vuestro equipo para trabajar mejor. Esa primera conversación nos ayudará a comprender qué solución podemos ofreceros.
Piensa en esa tarea que se repite cada semana y que os gustaría gestionar de otra manera.
Deja tus datos y cuéntanos por dónde te gustaría empezar. Contactaremos contigo para organizar la conversación.
