(GUÍA) Software de llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados

Los centros de llamadas automáticas son una forma moderna de ofrecer soporte a sus clientes en cualquier momento del día, incluso si sus agentes no están disponibles de inmediato. Le ayudará a aumentar la calidad del servicio prestado, mejorar la satisfacción del cliente, reducir costes y hacer que su negocio sea más rentable.

El objetivo de las llamadas automáticas pregrabadas es responder a las preguntas más comunes de los clientes, así como también brindarles una mayor autonomía, ya que pueden atender una variedad de preguntas de baja complejidad a su propio ritmo.

De hecho, tener una opción de automatización es uno de los aspectos más importantes para el 20% de las personas encuestadas en un estudio de investigación privado.

Automatizar llamadas telefónicas también es útil para dar avisos de manera proactiva sin que tus empleados tengan que gastar un tiempo valioso en esta tarea repetitiva.

Para que saques el máximo provecho de un software de llamadas automáticas, hemos preparado este artículo donde aprenderás:

• ¿Qué son las llamadas automáticas?
• ¿Para qué sirve un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados?
• ¿Cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente?

¡Adelante!

¿Qué son las llamadas automáticas?

Una llamada automática es un mensaje de voz pregrabado que se activa a partir de la interacción humana. Cuando es utilizado por las empresas, tiene como objetivo ampliar la oferta de soporte a los clientes e impulsar la productividad de los agentes a la vez.

Por ejemplo, cuando llamas a una empresa para cancelar tu suscripción de un servicio, escuchas un mensaje pregrabado que te ofrece opciones. A partir de los números que ingresas, se te redirige hacia la solución de tu problema. Y, en el mejor de los casos, logras hacerlo todo solo, sin la ayuda de otro ser humano.

Si estás interesado en un software de llamadas automáticas, te recomendamos leer: ¿Qué es IVR (respuesta de voz interactiva) en atención al cliente?

¿Para qué sirve un software de llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados?

Un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados sirve para mejorar la productividad del equipo de soporte y aumentar la satisfacción de los clientes, además de ahorrar tiempo y dinero a las empresas.

1. Las llamadas automáticas Mejoran la productividad del equipo de soporte

Cuando automatiza las llamadas de atención al cliente y elimina la necesidad de que los agentes manejen las solicitudes de rutina, en realidad está liberando a su equipo de atención al cliente para que se concentre en consultas más complejas de los clientes. Eso significa un mayor nivel de apoyo para su audiencia.

2. Las llamadas automáticas Aumentan la satisfacción de los clientes

¿Busca nuevas formas de mejorar la experiencia del cliente? El seguimiento de llamadas es una excelente manera de aumentar sus tasas de conversión. Según el informe «Tendencias en CX 2021«, el 40% de los usuarios contacta con las empresas por teléfono. No es de extrañar que un tercio de las empresas hayan incorporado este canal de comunicación en tan solo un año.

3. Las llamadas automáticas Ahorran tiempo y dinero a las empresas

Gracias a una investigación realizada por Forbes , se reveló que la automatización de procesos inteligentes puede reducir los costos de un negocio hasta en un 75%. En otras palabras, dicho software de llamada y reproducción de mensajes pregrabados te ayuda a ahorrar tiempo y dinero.

¿Cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente?

Aprender cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente es sencillo. Empieza por diseñar un flujo de atención telefónica e implementar una solución IVR. Luego, entrena a los agentes de soporte para aprovechar al máximo la herramienta y mejora los procesos continuamente.

1. Diseña un flujo de atención telefónica

El primer paso es diseñar el camino que seguirán los clientes al contactar con tu empresa por teléfono. Habla con los agentes de soporte, que están familiarizados con las preguntas más frecuentes de los consumidores, para mapear toda la red de posibilidades de consultas y problemas que uno puede presentar.

2. Implementa una solución IVR

El segundo paso es implementar una solución IVR, también conocida como respuesta de voz interactiva, en español. Se trata de un sistema telefónico automatizado que responde las llamadas entrantes, recopila información de las personas que llaman y las dirige al agente correcto o a la opción de autoservicio.

3. Entrena a los agentes

¿Sabías que más de la mitad de los empleados no reciben capacitación en sus lugares de trabajo y desarrollan sus habilidades de forma autodidacta? Si quieres un servicio al cliente exitoso, el tercer paso es entrenar a los agentes para que sepan qué hacer antes, durante y después de brindar soporte telefónico.